代理店とのやり取りをメールとExcelで回す限界と、チケットに移す手順

メールとExcelで回したときの3つの困りごと

1最新の指示がどれか分からない

修正の指示がメールのスレッドに積み重なると、どの指示が最新なのかが分かりにくくなります。途中から CC に入った人や、別のスレッドで出た指示も混ざります。

2いま誰が持っているか分からない

共有の Excel に依頼の一覧を作っても、更新が追いつかなくなりがちです。「お願いした件、どうなってます？」の確認のメールや電話が増え、その返事を待つ時間も増えます。

3担当が替わると経緯が消える

自社の担当者や、代理店の担当者が替わったとき、やり取りは前の担当者のメールボックスの中に残ったままです。なぜその仕様に決まったのかを、新しい担当者がたどれません。

チケットで管理するとは

「チケット」は、1つの依頼につき1枚作る記録です。1枚のチケットに、次のものをまとめます。

メールのように話題が混ざらず、Excel のように別に更新する手間もかかりません。状態を見れば、いま誰が持っているかが分かります。

チケットに移す5つの手順

1. 小さな案件を1つ選ぶ：最初から全部を移さず、期間の短いキャンペーンなど、1つの案件から始めます
2. 相手と一緒に使う場所をつくる：取引先ごと、または案件ごとに、代理店と一緒に使う場所をつくり、相手の担当者を招待します
3. 依頼の型を決める：「修正依頼」「確認依頼」「入稿」など、よくある依頼ごとに、書く項目（対象・指示・期限・添付）をそろえます
4. 「依頼はチケットで」と決めて伝える：新しい依頼はチケットで出し、メールで来た依頼もチケットに移してから返事をする、と相手と合意します
5. 終わったら振り返る：案件が終わったら、困ったことを相手と話し、型を直してから次の案件に広げます

定着させるためのコツ

• 人ではなく、チームに頼む：代理店の特定の担当者ではなく、「制作チーム」のようなグループ宛てに依頼すると、担当者が休んでも止まりません
• 期限を必ず入れる：期限が近い依頼から手を付けられるようになり、催促の連絡が減ります
• 相手の負担を増やさない：相手の会社に、新しいツールの契約や費用の負担をお願いしなくて済む道具を選ぶと、協力を得やすくなります
• メールを禁止しない：急ぎの連絡はこれまでどおり電話やメールでもかまいません。決まったことだけは、必ずチケットに書き残します

いきなり全部の取引先・全部の案件を移すと、相手の負担が一度に増え、元のメールに戻ってしまいがちです。1つの案件でうまくいく形を作ってから広げるのが近道です。

道具の選び方

社外の相手とチケットで依頼をやり取りできる道具には、多機能なプロジェクト管理ツールから、業務依頼の管理に絞ったものまであります。選ぶときは、次の点を比べてください。

• 相手の会社に費用や契約が要るか
• 社外の人を人数としてどう数えるか（料金に響きます）
• メールアドレスがない人も参加できるか（現場の担当者や、共用の端末を使う人がいる場合）
• ガントチャートや Wiki など、他の機能が必要か（必要なら多機能なツールが合います）

株式会社鶴が提供する「コレオネ」は、社外の相手との業務依頼に絞ったチケット管理のサービスです（2026年11月下旬公開予定）。相手の会社は契約不要で、グループ宛てに依頼でき、メールアドレスがない人も ID で参加できます。